Система управления знаниями (СУЗ)

Для успешного инновационного развития внутри компании необходима прозрачная информационная среда и ясные правила обмена и накопления информации. Их задает корпоративная система управления знаниями, СУЗ (англ.: Knowledge Management System, KMS). Это одно из новых деловых понятий, которое только начинает приживаться на наших просторах.

Зачем нужна система управления знаниями

Концепция «управления знаниями» (англ. Knowledge Management) оформилась в 80-х годах прошлого века в результате развития науки об управлении, а также в связи с растущей информатизацией общества. Уже в 90-х годах эта концепция прочно обосновалась и в корпоративной среде в виде СУЗ, новой важной инфраструктурной функции передового бизнеса.

Специалистам Норте Капитал в ходе проектов с крупными российскими компаниями не раз приходилось сталкиваться с фактом крайней запутанности внутренних информационных потоков, трудностями в поиске необходимых данных, которые, казалось бы, всегда должны быть под рукой.

С точки зрения информационной безопасности, противодействия промышленному шпионажу это может быть и хорошо. Однако на деле каждый раз убеждаешься, что данные преграды вредят, прежде всего, эффективности самой компании. Ясная, хорошо структурированная внутренняя информационная среда – залог успеха в современном бизнесе. Формирование такой среды и есть главная задача корпоративной СУЗ.

Читайте также: Системы управления знаниями — мировой опыт

В идеале, когда эта функция успешно работает, каждый сотрудник компании может легко получить любую информацию, лежащую в пределах его уровня ответственности, и столь же легко осуществлять взаимодействие с другими уровнями – затрачивая на это минимум времени и совершая не более одной-двух процедур. Кроме того, фирма получает преимущество актуализации и закрепления неявных знаний (трудно формализуемых и связанных с личностью конкретного сотрудника), а также активизации продуктивного взаимодействия между коллегами и подразделениями.

Отдельный вопрос, конечно, какую внутреннюю прозрачность компания может себе позволить, то есть сколько барьеров, ограничивающих ответственность, в ней установлено. Однако это сугубо технический вопрос. То же самое можно сказать и про технологическую сторону дела – электронную платформу, которая обеспечивает информационные потоки внутри компании. Ключевые же аспекты эффективности СУЗ лежат в ее архитектуре и настройках, то есть в области идеологии. Ну и, конечно же, в качестве человеческого капитала данной фирмы.

Как функционирует СУЗ

Масштаб и функционал системы управления знаниями зависят, разумеется, как от размеров компании, так и от специфики ее бизнеса. Мы считаем, что в настоящее время этот элемент важен практически во всех сферах производства и услуг, так как он помогает компании жить в условиях прогрессирующего информационного общества и растущего значения человеческого капитала, повысить результативность большинства видов деятельности и успешнее внедрять инновации.

В случае малого и отчасти среднего бизнеса, не из хай-тека или сфер повышенной конфиденциальности, система управления знаниями выглядит довольно просто:

© hr-portal.ru

Например, в Норте Капитал на определенном этапе ее развития, сформировали несколько взаимно пересекающихся баз данных, из которых наиболее важными стали две:

• Архив завершенных проектов, содержащий все основные финальные документы по каждому проекту; и
• База шаблонов, типовой документации, регулярных внешних контактов.

Благодаря удобному интерфейсу любой сотрудник может легко и быстро получить доступ ко всем важным наработкам и алгоритмам Норте Капитал. Поддержанием СУЗ занимается всего один человек, для которого это не единственная функция. Лишь на стадии разработки и отладки данного направления в нем было временно задействовано несколько сотрудников, включая, разумеется, специалиста по информационным технологиям.

Читайте также: Как управление знаниями стимулирует продажи

В крупных компаниях перечисленными задачами дело не ограничивается. Система управления знаниями превращается в своего рода искусственную нейронную сеть, пронизывающую весь бизнес и являющуюся его информационной основой. Типичными функциями становятся:

• Корпоративная библиотека;
• Корпоративный университет;
• Управление нематериальными активами, такими как интеллектуальная собственность и деловая репутация компании.

Как оценивать результативность СУЗ? К сожалению, тут сталкиваемся с общей проблемой монетарной оценки инфраструктурных функций: они находят наилучшее отражение не в каких-то специфических коэффициентах, а в общих показателях деятельности компании: выручка, производительность труда, сокращение расходных статей, рост инновационной активности.

В вашей фирме стало легче и удобнее работать? Меньше времени тратится на непродуктивную волокиту, поиск шила в мешке и где-то затерявшихся нужных контактов? Вам больше не приходится в десятый раз изобретать велосипед и открывать Америку? Улучшилась обратная связь с руководством? Вот это все и есть заслуги нормально работающей СУЗ!

Автор статьи: Сергей Болтрамович